【忘年会・新年会】幹事がやるべきこと完全ガイド｜準備から当日の流れまで
「今年の忘年会（新年会）、幹事をお願いね！」
会社やサークルでそう声をかけられたあなた。光栄な気持ちと共に、「何から手をつければいいんだ…」「絶対に失敗できない…」というプレッシャーを感じていませんか？
ご安心ください！
この記事は、そんな幹事様のための「完全ガイド」です。
準備から当日の流れまで、やるべきことを時系列のチェックリスト形式でまとめました。これさえ読めば、段取り上手の「デキる幹事」として、参加者全員から感謝されること間違いなしです！
目次
【開催1ヶ月前〜】まずはここから！基本事項の決定
忘年会・新年会の成功は、事前の準備で9割決まります。まずは土台となる基本事項を固めていきましょう。
✅ 1. 日程調整と参加人数の把握
最初にやるべき最重要タスクです。
- 日程調整のコツ：
- 上司や主要メンバーの都合を先にヒアリングする。
- 「調整さん」や「LINEスケジュール」などの無料ツールを活用し、参加者全員に回答してもらう。
- 候補日は、金曜日や週末など人気の曜日を3つほど提示するとスムーズに決まります。
- 人数把握：
- 大まかな参加人数を把握し、お店選びの基準にします。
✅ 2. 予算の決定
予算で揉めないよう、最初にきっちり決めておきましょう。
- 会費の相場： 博多・天神エリアでの一般的な忘年会の会費は、一人あたり4,000円〜6,000円が相場です。
- ポイント：
- 会社の福利厚生などで補助金が出るか、経理担当者に確認しましょう。
- 会費は少し多めに徴収し、景品代や備品代に充て、残金が出たら二次会の足しにするか、返金するのがスマートです。
✅ 3. お店の選定と予約
忘年会・新年会シーズンは、人気のお店はすぐに埋まってしまいます。日程が決まったら、即座に予約に動きましょう。
- お店選びのポイント：
- 参加人数に合った個室や貸切が可能か。
- コース料理の内容と飲み放題の時間は十分か。
- 博多駅や天神駅からのアクセスは良いか。
- プロジェクターやマイクなどの設備はあるか。
⇒博多・天神エリアで忘年会におすすめのお店リストはこちら
【開催2週間前〜】差がつく！当日に向けた仕込み
お店が決まったら、中身を充実させていきましょう。
✅ 4. 当日のプログラム（進行表）作成
当日のスムーズな進行のために、簡単なタイムスケジュールを作っておくと安心です。
- 挨拶の依頼： 開会・乾杯・中締め・閉会の挨拶は、事前に役職の高い方へ正式にお願いしておきましょう。
- 余興やゲームの計画： 参加者全員が楽しめる簡単なゲーム（ビンゴやクイズなど）を企画します。
✅ 5. 景品・備品の買い出し
- ゲームの景品、筆記用具、チェキ（思い出作りに！）、持ち帰り用の袋など、必要なものをリストアップして買い出しを済ませます。
✅ 6. 案内メール（リマインド）の送付
開催の1週間前〜3日前に、最終案内を送りましょう。
- 記載必須項目：
- 確定した日時
- お店の名前、住所、地図のURL
- 会費（お釣りのないようにお願いする一文を添える）
- 当日の緊急連絡先（幹事の携帯番号）
【当日】これで完璧！幹事の立ち振る舞い
いよいよ本番！最高の1日になるよう、最後まで気を引き締めましょう。
✅ 7. 会場への早入りと最終確認
- 開始時間の30分前には会場に到着し、お店のスタッフとコース内容や時間の最終打ち合わせを行います。プロジェクターなどの機材チェックも忘れずに。
✅ 8. 受付と会費の回収
- お釣り用の現金を十分に用意しておきましょう。参加者名簿にチェックを入れながら回収するとスムーズです。
✅ 9. 司会進行と時間管理
- いよいよあなたの腕の見せ所！作成した進行表に沿って、会をリードします。料理の進み具合や飲み物のオーダー状況にも気を配り、常に時間を意識しましょう。
✅ 10. 会計と参加者のお見送り
- 宴会終了前、目立たないように会計を済ませておくとスマートです。最後は出口に立ち、参加者一人ひとりに感謝を伝えてお見送りしましょう。忘れ物がないかも最終チェック！
もっと楽に、もっと盛り上げるための裏ワザ
「正直、全部一人でやるのは大変すぎる…」「幹事も気兼ねなく楽しみたい！」
そんな幹事様の強い味方となるのが、宴会コンパニオンという選択肢です。
お酌や料理の取り分けといった細やかな気配りはもちろん、ゲームの進行補助や写真撮影など、幹事様のあらゆる業務をサポートしてくれます。何より、会場がパッと華やかになり、参加者の満足度が格段に上がります。
幹事様は参加者との会話に集中でき、自分自身も忘年会・新年会を心から楽しむことができるのです。
関連記事：宴会コンパニオンとは？キャバクラの同伴との違いも解説
デキる幹事になって、最高のシーズンを！
忘年会・新年会の幹事は、確かに大変な仕事です。しかし、しっかりと準備をすれば、必ず成功させることができます。やり遂げた後には、参加者からの「ありがとう！」という言葉と、大きな達成感が待っています。
この記事が、あなたの幹事業務の一助となれば幸いです。
「今年の忘年会・新年会は、準備から盛り上げまでプロにサポートしてほしい！」 「幹事の負担を減らして、特別な会にしたい！」
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